Blog · Obrigações e prazos
Como trocar de contabilidade sem dor de cabeça
Por Equipe Conta Mais · publicado em
Trocar de contador é mais simples do que parece — desde que a transferência de documentos e acessos seja feita na ordem certa.
Muita empresa continua insatisfeita com a contabilidade por anos, com medo de que a troca gere problema. Na prática, a migração é um processo padronizado — o que causa dor de cabeça é fazer na ordem errada ou sem checklist.
Você não precisa de autorização do contador atual
O contrato de prestação de serviço pode ser encerrado conforme o prazo de aviso previsto. O escritório anterior tem o dever profissional de entregar a documentação da empresa: ela é sua, não dele.
Retenção de documento por causa de honorário em aberto não se sustenta. Débito se cobra pelos meios próprios — não segurando papel que pertence à empresa.
O que pedir na transferência
- Balanços e balancetes dos últimos exercícios.
- Livro Diário e Razão, e os arquivos de SPED transmitidos (ECD, ECF, EFD).
- Declarações entregues: DCTFWeb, DEFIS, EFD-Reinf e comprovantes de transmissão.
- Folha de pagamento, rescisões, eventos do eSocial e recibos de férias.
- Guias pagas dos últimos cinco anos, com comprovantes.
- Contrato social e todas as alterações registradas.
- Certificado digital da empresa e senhas de acesso a portais.
A ordem que evita problema
- Escolha o novo escritório antes de encerrar com o atual. Nunca fique sem cobertura em virada de mês.
- Comunique o encerramento por escrito, respeitando o aviso do contrato.
- Faça a transferência das procurações eletrônicas no e-CAC para o novo responsável.
- Peça o distrato e o termo de transferência de responsabilidade técnica.
- Só então encerre o vínculo definitivamente.
O melhor momento para migrar
O ideal é a virada de ano ou o início de um trimestre, porque fecha um ciclo de obrigações. Mas dá para migrar em qualquer mês — o que não se deve fazer é migrar sem definir quem transmite as obrigações do mês em curso.
Como fazemos
Assumimos a conversa com o escritório anterior, montamos o checklist de tudo o que precisa ser transferido e conferimos os últimos períodos antes de assumir — porque erro herdado vira problema nosso também. A migração não tem custo e você acompanha cada etapa.